Kỹ Thuật Phân Tích As Is và To Be
- Tagi Dona
- Mar 23
- 3 min read
Trong suốt tiến trình và sau khi lấy yêu cầu từ các bên liên quan. BA cần phải thực hiện phân tích để có thể đưa ra được giải pháp đáp ứng được nhu cầu từ các bên liên quan.
Có rất nhiều công cụ hỗ trợ cho việc phân tích.
Tuy nhiên, với cá nhân Tagi, phân tích As Is và To Be hay còn gọi là hiện trạng và tương lai, là công cụ tuy đơn giản nhưng mạng lại giá trị rất nhiều.
Vậy hãy cùng nhau tìm hiểu sâu hơn về phương pháp này nhé.
Mục đích của việc sử dụng phương pháp As và Tobe
Việc sử dụng phương pháp phân tích hiện trạng và tương lai sẽ giúp cho chúng ta nhận ra được khoảng trống (GAP) giữa hai trạng thái hoặc ngữ cảnh.
Việc xác định được khoảng trống, sẽ giúp ta tiến hành phân tích (Gap Analysis) và đưa ra được giải pháp để lấp đầy toàn bộ hoặc một phần, để đảm bảo có thiển chuyển hoá từ As Is sang To Be.
Ngoài ra khi áp dụng kỹ thuật này cũng sẽ giúp bổ trợ thêm về sự hiểu biết của bài toán, góp phần làm cơ sở thông tin đầu vào để có thể áp dụng các phương pháp phân tích khác đi kèm như:
Phân tích SWOT.
Phân tích Top to down.
Phân tích BPM ( Business process modeling): mô hình hoá quy trình nghiệp vụ.
Khác
Định nghĩa các thành phần
Trạng thái hiện tại (As Is)
Mô tả tình hình hiện tại của hệ thống, quy trình hoặc tổ chức
Mục đích: Đây là một bức tranh toàn cảnh về cách mọi thứ đang hoạt động, bao gồm cả các điểm mạnh, điểm yếu, hiệu quả, và hiệu suất
Trạng thái mong muốn (To Be)
Mô tả trạng thái lý tưởng hoặc mục tiêu mà tổ chức muốn đạt được.
Mục đích: Đây là một bức tranh về cách mọi thứ nên hoạt động sau khi các cải tiến được thực hiện
Ví dụ
Tình huống: Công ty A đang gặp khó khăn trong việc quản lý quy trình bán hàng của mình. Họ muốn cải thiện hiệu quả và tăng doanh thu.
Phân tích As Is (Hiện trạng):
Quy trình: Khách hàng liên hệ qua điện thoại hoặc email.
Nhân viên bán hàng ghi lại thông tin khách hàng vào bảng tính Excel.
Báo giá được tạo thủ công và gửi qua email.
Theo dõi khách hàng được thực hiện không nhất quán.
Vấn đề:
Dữ liệu khách hàng phân tán, khó theo dõi.
Tốn thời gian tạo báo giá.
Thiếu sót trong việc theo dõi khách hàng tiềm năng.
Khó khăn trong việc đo lường hiệu quả bán hàng.
Phân tích To Be (Mong muốn):
Quy trình: Triển khai hệ thống CRM (Customer Relationship Management).
Khách hàng liên hệ qua nhiều kênh (điện thoại, email, website).
Thông tin khách hàng được lưu trữ tập trung trong CRM.
Báo giá được tạo tự động từ CRM.
CRM tự động nhắc nhở theo dõi khách hàng. Báo cáo bán hàng được tạo dễ dàng.
Lợi ích:
Dữ liệu khách hàng tập trung, dễ quản lý.
Tiết kiệm thời gian tạo báo giá.
Cải thiện việc theo dõi khách hàng tiềm năng.
Dễ dàng đo lường hiệu quả bán hàng.
Tăng doanh thu.
Vậy Gap ở đây chính là:
Chưa có được hệ thống CRM đáp ứng được những mong muốn của công ty A
Từ kết quả này chúng ta thực hiện kết hợp với các phương pháp phân tích khác để có thể đưa ra được một phần mềm CRM phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp, cũng như nguồn lực hiện có của tổ chức
Đôi lời nhắn gửi
Trong thực tế, khi tiếp nhận được một yêu cầu ở mức kinh doanh (Business Requirements) hoặc ở dạng yêu cầu người dùng (Stakeholder Requirements) , yêu cầu giải pháp (Solution Requirements) chúng ta đều nên áp dụng phân tích As Is và To Be để xác định được:
Phạm vi của giải pháp.
Đánh giá được những thay đổi, từ đó có thể đánh gíá được những tác động lên nguồn lực hiện có ( có thể là quy trình, con người hoặc những hệ thống liên quan).
Việc sử dụng song song, đan xen hay kết hợp các kỹ thuật phân tích được khuyến khích nhằm làm rõ càng chi tiết càng tốt các vấn đề hiện diện hoặc ẩn sâu bên trong nhưng chưa được nói ra của các bên liên quan.
Tagi Dona
コメント